Converis PM: subtype

De indeling in type is hoofdzakelijk ingegeven door de benodigde metadata (velden) die nodig zijn voor een correcte samenstelling van de referentie. De nieuwe subtypen (Book, Book chapter, Book editorship, Data visualisation, Film, Journal article, Paper, PhD thesis, Poster, Software, Web publication, Advice, public relations and engagement, conference attendance, Editorship, Event organisation, External co-operation and partnerships, [[Grant,]] Interview, Lecture, Peer reviewer, Recognition, Teaching (post academic)) zijn ingegeven door de definities voor het rapporteren voor zowel de onderzoeksvisitatie als de KUOZ (en verfijningen voor het Leids repositorium of op verzoek van een Leidse faculteit).

Een Journal article heeft alle subtypen die verschijnen in een tijdschrift, behalve Book review en Annotation. Book review en Annotation zijn (net zoals Journal article) aparte type, omdat voor de referentie andere velden nodig zijn die niet standaard gelden voor een gebruikelijk artikel in een tijdschrift (denk bijvoorbeeld aan de rechtbank bij een annotatie of de gegevens van het boek dat wordt besproken bij een boekbespreking).

De betekenis achter de subtypen zal bij de uitleg van het desbetreffende type worden toegelicht.

De keuze voor het subtype is voor de rapportage van belang bij de volgende type onderzoeksoutput: Book, Book chapter, Data visualisation, Journal article, Paper, PhD thesis, Poster (deze leiden allemaal voor de rapportage naar een andere KUOZ-type).

Journal article	Abstract	o. Congresbijdrage
	Commentary	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Corrigendum	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Editorial	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Journal article review	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Letter	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Letter to the Editor	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Short communication	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Unknown	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift

Om het onderscheid te maken tussen “a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift” en “b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift” is nog een andere keuze nodig bij “peer review system“.

Book	Inaugural adress (trade edition)	n. Oratie
	Catalog	c. Boek
	Lecture (trade edition)	c. Boek
	Manual	c. Boek
	Monograph	c. Boek
	PhD thesis (trade edition)	c. Boek
	Reference work	c. Boek

Book chapter	Abstract	o. Congresbijdrage
	Book review	m. Boekbespreking
	Annotation	d. Boekdeel
	Book chapter	d. Boekdeel
	Data visualisation	d. Boekdeel
	Entry in reference work	d. Boekdeel

Data visualisation	Infographic in a magazine	r. Digitale of (audio)visuele producten
	Infographic in a newspaper	r. Digitale of (audio)visuele producten
	Infographic on a conference poster	o. Congresbijdrage
	Infographic on website	t. Web publicatie

Paper	Congress paper	o. Congresbijdrage
	Briefing paper	t. Web publicatie
	Discussion paper	t. Web publicatie
	Green paper	t. Web publicatie
	Paper only available in subject repository	t. Web publicatie
	Policy paper	t. Web publicatie
	Position paper	t. Web publicatie
	White paper	t. Web publicatie
	Working paper	t. Web publicatie

PhD thesis	PhD external; internally prepared	c. Boek
	PhD thesis external	niet meenemen in rapportages
	PhD thesis internal	e1. Dissertatie
	PhD thesis internal; externally prepared	e2. Dissertatie

Poster	Conference poster	o. Congresbijdrage
	General poster	r. Digitale of (audio)visuele producten

Invoeren van een publicatie (de basis): enkele stelregels

Voor bibliografische gegevens zoveel en zo correct mogelijk in.
Zo bent u ervan verzekerd dat de publicatie goed op de publicatie-tab verschijnt.
wit
Het invoeren van Auteurs
Een auteursnaam moet tweemaal worden ingevoerd (ook als u de enige auteur bent): éénmaal bij Internal authors (alleen die werkzaam zijn bij de Universiteit) en andermaal bij All authors (voor correcte bibliografische weergave op de tab). Het format voor de auteursnaam is de achternaam (gevolgd door een spatie) met vervolgens de voorletters gescheiden door een punt (eventueel nog met een spatie waarna het tussenvoegsel volgt). Meerdere Auteurs worden gescheiden door een [,], maar het laatste symbool kan nooit een [,] zijn.

Correcte invoer van “Internal authors” en “All authors” indien er sprake is van één auteur
De optie Advanced publication
De mogelijkheid om Advanced publication in te voeren dient te worden gebruikt. Indien een publicatie eerst online verschijnt, en later pas fysiek. Er is geen bibliografische data bekend (volume / issue / pagina nummers) maar er is wel een DOI toegekend aan de publicatie (meer info).

Een “Advanced publication” heeft geen volume / issue / page range, maar wel een DOI (zie item 7 hieronder)

Let op: Niet gebruiken indien het om een artikel in een electronisch tijdschrift gaat!
Het gebruik van het jaar
In het systeem zijn er twee velden voor het jaar: Year en Reporting year. Beide moeten worden ingevuld, in beginsel met hetzelfde jaargetal.

Correcte invoer van de jaar velden
De optie Submit to repository
In het systeem dient bij Submit to repository, zoals eerder is aangegeven in een vorige post, om standaard te kiezen voor “no”.

Selecteer standaard “no” indien er geen PDF-bestand wordt toegevoegd
De opties Original title & Original author
In het systeem dient u Original title en original author niet te gebruiken (enkel indien sprake is van een vertaling en de Leide auteur de vertaler is).

Deze dienen in beginsel leeg te worden gelaten
De optie DOI (Digital Object Identifier)
Een DOI begint in de veld altijd met een 10. en niet met http:// (dit is een link en deze kunt u kwijt in het URL veld).

Een goed ingevoerd DOI-veld
De optie Research Areas
Op de tweede tab Thematic Classification kan de optie Research Areas gevonden worden. Hier dient u het correcte onderzoeksprogramma (of voor MLJ het deelprogramma) in te voeren. Dit is een verplicht veld; invoer van een publicatie is niet mogelijk zonder invulling van dit veld.

Correct ingevoerd onderzoeksprogramma

De volgende artikelen zullen bestaan uit een type publicatie met daarin beschreven de velden die ingevuld dienen te worden wil er op de publicatie-tab een correcte weergave ontstaan. Deze worden geschaard onder de Categorie Type publicatie.

Uitgave in eigen beheer

Indien het boek in eigen beheer is uitgegeven, dan kan gebruik worden gemaakt van s.n (sine nomine) & S.l. (sine loco).

zonder uitgever & zonder plaats

Een hoofdstuk zal dan als volgt op de Engelstalige publicatie-tab verschijnen:

Eijk G. van (2013), Contact en herkenning in de hybride zone. In: Heussen D.C., Ulden E.A. van (Eds.) De hybride zone: ruimte voor contact. S.l.: s.n.. 113-130.

Op deze wijze is het herkenbaar dat het hier een uitgave in eigen beheer betreft. In het titelveld kunnen toevoegingen als “uitgegeven in eigen beheer” achterwegen worden gelaten.

Advanced Publication

Bij sommige publicatietypen (o.a. artikelen) verschijnen er weleens artikelen online voordat ze in definitieve vorm verschijnen in de fysieke papieren uitgave van het tijdschrift (de uitgeverij Springer noemt deze publicaties bijvoorbeeld Online First).

Kenmerken van een Advanced publication zijn:

Paginanummers zijn niet aanwezig
Er is geen volumenummer
Er is geen issue nummer
Er is wel een DOI (Digital Object Identifier) aanwezig
De publicatie zal in de nabije toekomst in fysieke vorm verschijnen (naast de initiële digitale verschijning).

Invoeren van een publicatie die eerst online verschijnt (Advanced publication) is mogelijk De afspraak is echter altijd dat (indien er sprake is van een tijdschrift met een papieren verschijningsvorm) de publicatie pas mee mag tellen voor de centrale tellingen wanneer de publicatie fysiek is verschenen. Om mogelijk te maken dat medewerkers wel hun publicatie al zichtbaar kunnen maken op de tab is de mogelijkheid gegeven om aan te geven of er sprake is van een “Advanced publication”.

Een “Advanced publication” heeft geen volume / issue / page range

“Submit to repository” altijd invullen!

Ons huidige CRIS werkt door middel van filters. Door het gebruik van filters is het mogelijk om binnen het systeem te kunnen selecteren en het werk behapbaar te houden.

Helaas is dit niet het geval bij de optie Submit to repository en is de optie “no” niet standaard geselecteerd. Dit zorgt ervoor dat het voor de medewerkers van de UBL niet mogelijk is om het filter te gebruiken (er is immers niets waar standaard op kan worden geselecteerd).

Selecteer standaard “no” indien er geen PDF-bestand wordt toegevoegd

Het verzoek is om daarom altijd “no” te selecteren (er is mij medegedeeld dat dit probleem in Converis versie 5 zal zijn verholpen).

Tijdschriften toevoegen (Series)

Een tijdschrift of beter gezegd Serie kan nu door de gebruiker zelf in het systeem worden toegevoegd. In het relevante type gaat men naar Publishing information alwaar men een Journal (ofwel Serie) kan toevoegen.

Tijdschrift informatie kan hier worden ingevoerd.

Door te klikken op Select >> ontstaat er de mogelijkheid om te zoeken naar de tijdschriften die in het systeem zijn opgeslagen:

Men kan hier naar een tijdschrift zoeken.

Indien een tijdschrift niet wordt gevonden verschijnt de onderstaande mededeling:

De mededeling indien er geen tijdschriften zijn gevonden met de zoekterm

De mededeling indien er geen tijdschriften zijn gevonden met de opgegeven zoekterm.

Klik in dit geval op Add new >> links onder het zoekvenster. Er zal een nieuw venster openen waar een nieuw tijdschrift in kan worden geregistreerd.

Hier kan een nieuw tijdschrift worden geregistreerd.

Indien het gaat om een tijdschrift kunnen de volgende velden worden ingevoerd:

Type of series: Journal (dit is de standaard setting)
Name: De titel van het tijdschrift (bijvoorbeeld: Nederlands Juristenblad)
Abbreviation: Eventueel kan hier de afkorting worden ingevoerd (bijvoorbeeld: NJB)
ISSN: Indien het tijdschrift een ISSN heeft deze hier invullen (bijvoorbeeld: 0165-0483)
eISSN: Indien een tijdschrift tevens een elektronische verschijningsvorm geniet heeft deze vaak een alternatief ISSN. Het nummer is op dezelfde manier opgebouwd als het ISSN van de gedrukte versie.

Aan de overige velden hoeft niets gedaan te worden en het resultaat kan er als volgt uitzien:

De invoer van een tijdschrift.

Is alle informatie ingevoerd, dan klik je rechtsonder op de oranje knop Done.

Het tijdschrift is nu toegevoegd aan de publicatie en zal ter controle nog aan de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek worden aangeboden.

Het tijdschrift is succesvol toegevoegd aan de publicatie.

En u kunt nu verder gaan met het invoeren van uw publicatie.

Help, mijn publicatie-tab staat op classificatie!

Met de komst van de nieuwe CRIS is er ook een nieuwe publicatie-tab gekomen die standaard is geordend op classificatie:

De publicatie-tab is standaard op classificatie geordend.

Rechtsboven staat in het blauw “Groepeer op jaartal“. Door hierop te klikken zal de publicatie-tab worden geordend op jaar (zoals men dat van de oude publicatie-tab gewend was).

De publicatie-tab geordend op jaar.

Helaas is het niet mogelijk im het gedrag van de publicatie (geordend op classificatie of op jaar) te beïnvloeden. Standaard is over de hele universiteit gekozen om classificatie de standaard te maken.

Uitgelicht / Selected publications / key publications

Op de medewerkers pagina staat de publicatie-tab waarop een aantal (maximaal 5) publicaties bovenaan de pagina onder het kopje “Uitgelicht” (of “Selected publications” op de Engelse website) verschijnt. In Metis stonden deze publicaties bekend als “key publications”. In het nieuwe systeem is dezelfde functionaliteit ingebouwd (en zelfs verbeterd). Mensen kunnen zelf deze publicaties veranderen door na het inlog scherm te kiezen voor Edit my profile >> (te vinden op de Business Card).

Business Card Converis

Vervolgens kom je in een nieuw scherm met aan de rechterkant verschillende tab-jes. Om de “Uitgelicht”-publicaties te vervangen of toe te voegen kies je voor het tab-je Key Publications.

Kies voor het tabje dat (op deze afbeelding) oranje is.

Hier krijg je velden te zien die bekend zijn van het invoeren van de programmacodes.Via het Search-veld kan je zoeken naar de titel van je publicatie.

Gebruik de titel van de publicatie om te zoeken in het zoekveld

Dit kan enige tijd duren (heb geduld). Als er resultaten kenbaar zijn ziet het er als volgt uit:

Als de gevonden publicaties kenbaar zijn, kan je via [+] de publicatie toevoegen als Key publicatie

Door op [+] te klikken voor de goede publicatie wordt deze publicatie “Uitgelicht” en komen ze in een lijst te staan. Indien er meerdere publicaties als Key publicatie zijn aangemerkt is de volgorde identiek aan de volgorde in de lijst.

Uitgelichte publicaties komen boven het zoekvenster in een lijst te staan

U kunt deze wijziging bewaren (door middel van de oranje Save & Close knop).

Druk op de oranje knop om de wijziging op te slaan

De bovenstaande wijziging in de Key publications hebben het onderstaande resultaat:

Uitgelicht als de groepering op jaar is

Vertalingen

De velden “Original title” & “Original author” worden gebruikt binnen Converis om aan te geven dat het gaat om een vertaling. Het systeem gaat er dan vanuit dat de perso(o)n(en) die onder “Internal Authors” & “All authors” staan de vertaler(s) zijn van het oorspronkelijk werk van iemand anders.

Vul deze velden alleen in als jijzelf de vertaler bent, maar nooit onder andere omstandigheden.

LUCRIS / Converis Blog

tips van de cris-beheerder van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid

Category Archives: Faculteit der Geesteswetenschappen