Converis PM: peer review system

Enkele type die in het Leidse CRIS kunnen worden ingevoerd hebben de mogelijkheid om op te geven of er spraken is geweest van referee systeem (een publicatie is gepubliceerd na een onafhankelijke toetsing). De keuze hiervoor is ingegeven door de landelijke definitieafspraken waar het onderscheid gemaakt wordt voor een “artikel in tijdschrift” en “congrespublicatie” (een gepubliceerd artikel geschreven in de context van een congres en verschenen in een tijdschrift of proceedings). Bij de Converis typen: Conference paper (published) en Journal article kan een drop-down list gevonden worden onder het kopje Peer review system met de volgende opties:

Non-refereed
Refereed
Refereed; blind
Refereed; non-blind

Indien een artikel in tijdschrift of congrespublicatie niet is onderworpen aan een referee systeem, dan kan men kiezen voor de optie Non-refereed.

Indien een artikel in tijdschrift of congrespublicatie wel is onderworpen aan een referee systeem, dan kan men kiezen voor de optie Refereed.

De vraag heeft betrekking op de specifieke publicatie die het record beschrijft en niet op het tijdschrift in het algemeen. Of er wel of geen sprake is geweest van peer review heeft invloed op de landelijke rapportages en is onafhankelijk van de gekozen Audience van het artikel in tijdschrift of de congrespublicatie.

De individuele SEP-eenheden (eenheden die gevisiteerd worden voor een onderzoeksvisitatie) kunnen zelf besluiten om binnen Refereed een verfijning aanbrengen (om bijvoorbeeld te gebruik voor een onderzoeksvisitatie of interne rapportage) en hiervoor zijn de extra opties Refereed; blind en Refereed; non-blind te kiezen. Deze verfijning is niet op de Nederlandstalige en Engelstalige publicaties-tab zichtbaar (zie onderstaande tabel) en hebben ook geen gevolgen voor de landelijke rapportage.

Journal article
Peer review system	Publicaties-tab	Publications-tab
Non-refereed	artikel in tijdschrift	article in journal
Refereed	‘refereed’ artikel in tijdschrift	article in journal: refereed
Refereed; blind	‘refereed’ artikel in tijdschrift	article in journal: refereed
Refereed; non-blind	‘refereed’ artikel in tijdschrift	article in journal: refereed


Conference paper (published)
Peer review system	Publicaties-tab	Publications-tab
Non-refereed	congrespublicatie	article in journal
Refereed	‘refereed’ congrespublicatie	article in journal: refereed
Refereed; blind	‘refereed’ congrespublicatie	article in journal: refereed
Refereed; non-blind	‘refereed’ congrespublicatie	article in journal: refereed

Converis PM: subtype

De indeling in type is hoofdzakelijk ingegeven door de benodigde metadata (velden) die nodig zijn voor een correcte samenstelling van de referentie. De nieuwe subtypen (Book, Book chapter, Book editorship, Data visualisation, Film, Journal article, Paper, PhD thesis, Poster, Software, Web publication, Advice, public relations and engagement, conference attendance, Editorship, Event organisation, External co-operation and partnerships, [[Grant,]] Interview, Lecture, Peer reviewer, Recognition, Teaching (post academic)) zijn ingegeven door de definities voor het rapporteren voor zowel de onderzoeksvisitatie als de KUOZ (en verfijningen voor het Leids repositorium of op verzoek van een Leidse faculteit).

Een Journal article heeft alle subtypen die verschijnen in een tijdschrift, behalve Book review en Annotation. Book review en Annotation zijn (net zoals Journal article) aparte type, omdat voor de referentie andere velden nodig zijn die niet standaard gelden voor een gebruikelijk artikel in een tijdschrift (denk bijvoorbeeld aan de rechtbank bij een annotatie of de gegevens van het boek dat wordt besproken bij een boekbespreking).

De betekenis achter de subtypen zal bij de uitleg van het desbetreffende type worden toegelicht.

De keuze voor het subtype is voor de rapportage van belang bij de volgende type onderzoeksoutput: Book, Book chapter, Data visualisation, Journal article, Paper, PhD thesis, Poster (deze leiden allemaal voor de rapportage naar een andere KUOZ-type).

Journal article	Abstract	o. Congresbijdrage
	Commentary	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Corrigendum	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Editorial	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Journal article review	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Letter	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Letter to the Editor	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Short communication	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift
	Unknown	a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift
		b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift

Om het onderscheid te maken tussen “a. ‘Refereed’ artikel in tijdschrift” en “b. ‘Non-refereed’ artikel in tijdschrift” is nog een andere keuze nodig bij “peer review system“.

Book	Inaugural adress (trade edition)	n. Oratie
	Catalog	c. Boek
	Lecture (trade edition)	c. Boek
	Manual	c. Boek
	Monograph	c. Boek
	PhD thesis (trade edition)	c. Boek
	Reference work	c. Boek

Book chapter	Abstract	o. Congresbijdrage
	Book review	m. Boekbespreking
	Annotation	d. Boekdeel
	Book chapter	d. Boekdeel
	Data visualisation	d. Boekdeel
	Entry in reference work	d. Boekdeel

Data visualisation	Infographic in a magazine	r. Digitale of (audio)visuele producten
	Infographic in a newspaper	r. Digitale of (audio)visuele producten
	Infographic on a conference poster	o. Congresbijdrage
	Infographic on website	t. Web publicatie

Paper	Congress paper	o. Congresbijdrage
	Briefing paper	t. Web publicatie
	Discussion paper	t. Web publicatie
	Green paper	t. Web publicatie
	Paper only available in subject repository	t. Web publicatie
	Policy paper	t. Web publicatie
	Position paper	t. Web publicatie
	White paper	t. Web publicatie
	Working paper	t. Web publicatie

PhD thesis	PhD external; internally prepared	c. Boek
	PhD thesis external	niet meenemen in rapportages
	PhD thesis internal	e1. Dissertatie
	PhD thesis internal; externally prepared	e2. Dissertatie

Poster	Conference poster	o. Congresbijdrage
	General poster	r. Digitale of (audio)visuele producten

Registreren van Publicaties bij “Interaction between Legal Systems 2.0”

Tijdens het registreren van uw publicaties kunt u aangeven dat uw publicatie behoort tot één van de deel-projecten.

Het registreren vindt plaats op het 2^e tabblad onder de locatie waar het onderzoeksprogramma wordt geregisterd en heet de “Research Profile”. Belangrijk is dat u altijd Interaction between Legal Systems 2.0 selecteert en uw deelprogramma.

Het profileringsgebied “Interaction between Legal Systems 2.0” bevat de volgende projecten:

Data Use
- In LUCRIS: Interaction between Legal Systems 2.0 – Law & Online Consumer Behavior
Maritime Security
- In LUCRIS: Interaction between Legal Systems 2.0 – Policing the high seas
SOLID
- In LUCRIS: Interaction between Legal Systems 2.0 – SOLID

Invoeren van een publicatie (de basis): enkele stelregels

Voor bibliografische gegevens zoveel en zo correct mogelijk in.
Zo bent u ervan verzekerd dat de publicatie goed op de publicatie-tab verschijnt.
wit
Het invoeren van Auteurs
Een auteursnaam moet tweemaal worden ingevoerd (ook als u de enige auteur bent): éénmaal bij Internal authors (alleen die werkzaam zijn bij de Universiteit) en andermaal bij All authors (voor correcte bibliografische weergave op de tab). Het format voor de auteursnaam is de achternaam (gevolgd door een spatie) met vervolgens de voorletters gescheiden door een punt (eventueel nog met een spatie waarna het tussenvoegsel volgt). Meerdere Auteurs worden gescheiden door een [,], maar het laatste symbool kan nooit een [,] zijn.

Correcte invoer van “Internal authors” en “All authors” indien er sprake is van één auteur
De optie Advanced publication
De mogelijkheid om Advanced publication in te voeren dient te worden gebruikt. Indien een publicatie eerst online verschijnt, en later pas fysiek. Er is geen bibliografische data bekend (volume / issue / pagina nummers) maar er is wel een DOI toegekend aan de publicatie (meer info).

Een “Advanced publication” heeft geen volume / issue / page range, maar wel een DOI (zie item 7 hieronder)

Let op: Niet gebruiken indien het om een artikel in een electronisch tijdschrift gaat!
Het gebruik van het jaar
In het systeem zijn er twee velden voor het jaar: Year en Reporting year. Beide moeten worden ingevuld, in beginsel met hetzelfde jaargetal.

Correcte invoer van de jaar velden
De optie Submit to repository
In het systeem dient bij Submit to repository, zoals eerder is aangegeven in een vorige post, om standaard te kiezen voor “no”.

Selecteer standaard “no” indien er geen PDF-bestand wordt toegevoegd
De opties Original title & Original author
In het systeem dient u Original title en original author niet te gebruiken (enkel indien sprake is van een vertaling en de Leide auteur de vertaler is).

Deze dienen in beginsel leeg te worden gelaten
De optie DOI (Digital Object Identifier)
Een DOI begint in de veld altijd met een 10. en niet met http:// (dit is een link en deze kunt u kwijt in het URL veld).

Een goed ingevoerd DOI-veld
De optie Research Areas
Op de tweede tab Thematic Classification kan de optie Research Areas gevonden worden. Hier dient u het correcte onderzoeksprogramma (of voor MLJ het deelprogramma) in te voeren. Dit is een verplicht veld; invoer van een publicatie is niet mogelijk zonder invulling van dit veld.

Correct ingevoerd onderzoeksprogramma

De volgende artikelen zullen bestaan uit een type publicatie met daarin beschreven de velden die ingevuld dienen te worden wil er op de publicatie-tab een correcte weergave ontstaan. Deze worden geschaard onder de Categorie Type publicatie.

Annotaties – algemeen / tijdschrift

Hieronder volgt een algemene instructie hoe een annotatie zo volledig mogelijk in het systeem kan worden ingevoerd.

We beginnen met de Key Information.

Titel: vul hier een eventuele titel in van de annotatie (deze verschijnt dan binnen het systeem zodat u de annotatie makkelijker kan herkennen). Dit is doorgaans de informatie die na de bibliografische gegevens van een annotatie tussen “(…)” wordt geplaatst.

Language: vul hier de taal waarin u uw noot heeft geschreven.

Key Information goed ingevuld

Internal authors: hier staat u zelf standaard bij vermeld, maar mocht er nog een andere Leidse auteur zijn, dan kan u deze op de gebruikelijke wijze toevoegen.

All authors: hier vult u alle auteurs in zoals deze bibliografisch verschijnen inclusief uw eigen naam. Het format is gelijk aan dat van de Internal authors. Meerdere auteurs, indien aanwezig, zouden gescheiden zijn met een “,” na de voorletters.

De juiste manier om de auteursinformatie in het systeem in te voeren.

We vervolgen met de bibliografische informatie onder het kopje Publishing information in Journal or Book.

Hier kan je door middel van de bij Series gekozen serie bepalen of de annotatie in een tijdschrift (journal serie) of in een boek (book series) is verschenen. De velden die je vervolgens moet invullen verschillen.

Series: Vul hier het juiste tijdschrift in (zie voor meer informatie Tijdschriften toevoegen (Series)).

Voor een annotatie die verschenen is in een tijdschrift moeten de volgende velden worden ingevoerd:

Annotation number in journal
Volume
Page range

Het veld Issue is facultatief en verschijnt op de publicatie-tab op dit moment volgend op Year gescheiden door een “;”.

[…]2013;52[…]

Annotation number in journal: het nummer dat aan het tijdschrift gegeven is aan de annotatie. In dit geval 565.

Volume: Vul hier het jaargang nummer in (dit is soms het jaar).

Page range: de pagina nummers gescheiden door een divisie “-”

Advanced publication: Selecteer hierbij altijd No

Correcte invoer van de gegevens onder Publishing information in Journal or Book die behoort bij een annotatie in een tijdschrift

We vervolgen met de bibliografische informatie onder het kopje Juridical information. De volgende velden moeten worden ingevoerd:

Law court decision
Date of lawcourt decision
ECLI reference

Law court decision: de gerechtelijke instantie die de uitspraak heeft voltrokken waar de noot betrekking op heeft. U kunt hier de naam van de instantie zowel uit schrijven als de afkorting gebruiken. Er is hier nog geen voorkeurs advies voor.

Date of lawcourt decision: vul hier de datum in waarop de gerechtelijke instantie de uitspraak voltrok.

ECLI reference: vul hier het ECLI nummer in. Dit begint altijd met “ECLI:” . Voor oudere publicaties kunt u hier het LJN-nummer invoeren. Dit nummer stelt derde (de facultair-beheerder) in staat om ontbrekende informatie aan te kunnen vullen.

Case number: hier kunt u het zaaknumer kwijt.

Goed ingevoerde informatie over de gerechtelijke instantie en de uitspraak

We vervolgen met de bibliografische informatie onder het kopje Additional Publication Information. De volgende velden moeten worden ingevoerd:

Year
Reporting year

Ik adviseer om de Publication date leeg te laten. Indien u het toch wilt vullen dient het jaar niet af te wijken van het jaar waarin de publicatie is verschenen.

Year: Het jaar waarin het tijdschrift uitkwam waarin uw annotatie is verschenen.

Reporting year: moet altijd gelijk zijn aan het jaar in het Year-veld.

Correct ingevoerde “Additional Publication Information”

Full text and repository upload zullen we in een ander blog-stukje behandelen (dit is namelijk voor ieder type eender) en slaan we voor nu over.

We gaan verder met More information. Hier kunt u bij Remarks de informatie invoeren die na de bibliografische gegevens van een annotatie tussen “(…)” wordt geplaatst.

Het Abstract blijft facultatief.

De velden Original title & Original author moeten leeg blijven (zie voor meer informatie Vertalingen).

“More information” goed ingevuld

Dit zal de volgende entry opleveren op uw publicatie-tab:

Alkema E.A., annotatie bij: European Court of Human Rights 10 januari 2012, nr. 22251/07, NJ 2013; 6628-6630 (G.R. / Nederland).

Alhoewel alle informatie voor een correcte bibliografische weergave op de publicatie-tab en het jaarverslag moet u nog wel uw Onderzoeksprogramma op de Thematic Classification-tab (zie screenshot nummer 2).

Alleen nog uw onderzoeksprogramma op de Thematic Classification-tab.

Uitgave in eigen beheer

Indien het boek in eigen beheer is uitgegeven, dan kan gebruik worden gemaakt van s.n (sine nomine) & S.l. (sine loco).

zonder uitgever & zonder plaats

Een hoofdstuk zal dan als volgt op de Engelstalige publicatie-tab verschijnen:

Eijk G. van (2013), Contact en herkenning in de hybride zone. In: Heussen D.C., Ulden E.A. van (Eds.) De hybride zone: ruimte voor contact. S.l.: s.n.. 113-130.

Op deze wijze is het herkenbaar dat het hier een uitgave in eigen beheer betreft. In het titelveld kunnen toevoegingen als “uitgegeven in eigen beheer” achterwegen worden gelaten.

Invoeren Tekst & Commentaar

Indien u iets heeft geschreven in het een deel uit de Serie Tekst & Commentaar dan kunt u dit als volgt opgeven:

Correcte invoer van het Intellectuele eigendom in de serie Tekst & Commentaar

Bij Book series geeft u aan dat het om een deel gaat uit Tekst & Commentaar en bij Book title geeft aan welk deel het betreft.

Invoeren BW-Krant Jaarboek

Indien u iets heeft geschreven in het BW-Krant Jaarboek dan kunt u dit als volgt opgeven:

Correcte invoer van de BWKJ

Een publicatie van het BWKJ in het systeem kan het worden opgenomen onder de serie van het Meijers Instituut waar het BWKJ binnen verschijnt (zie screenshot hierboven).

Een hoofdstuk zal dan als volgt op de Engelstalige publicatie-tab verschijnen:

Boelens G.G.B. & Sikkema T.H. (2013), Rechtsvinding en de Europese Erfrechtverordening. In: Breedveld-de Voogd C.G., Castermans A.G., Knigge M.W., Linden T. van der, Nieuwenhuis J.H., Oever H.A. ten (Eds.) Rechtsvinding in een meerlagige rechtsorde (BWKJ 28) Meijers-reeks no. 217. Deventer: Kluwer. 151-169.

Advanced Publication

Bij sommige publicatietypen (o.a. artikelen) verschijnen er weleens artikelen online voordat ze in definitieve vorm verschijnen in de fysieke papieren uitgave van het tijdschrift (de uitgeverij Springer noemt deze publicaties bijvoorbeeld Online First).

Kenmerken van een Advanced publication zijn:

Paginanummers zijn niet aanwezig
Er is geen volumenummer
Er is geen issue nummer
Er is wel een DOI (Digital Object Identifier) aanwezig
De publicatie zal in de nabije toekomst in fysieke vorm verschijnen (naast de initiële digitale verschijning).

Invoeren van een publicatie die eerst online verschijnt (Advanced publication) is mogelijk De afspraak is echter altijd dat (indien er sprake is van een tijdschrift met een papieren verschijningsvorm) de publicatie pas mee mag tellen voor de centrale tellingen wanneer de publicatie fysiek is verschenen. Om mogelijk te maken dat medewerkers wel hun publicatie al zichtbaar kunnen maken op de tab is de mogelijkheid gegeven om aan te geven of er sprake is van een “Advanced publication”.

Een “Advanced publication” heeft geen volume / issue / page range

“Submit to repository” altijd invullen!

Ons huidige CRIS werkt door middel van filters. Door het gebruik van filters is het mogelijk om binnen het systeem te kunnen selecteren en het werk behapbaar te houden.

Helaas is dit niet het geval bij de optie Submit to repository en is de optie “no” niet standaard geselecteerd. Dit zorgt ervoor dat het voor de medewerkers van de UBL niet mogelijk is om het filter te gebruiken (er is immers niets waar standaard op kan worden geselecteerd).

Selecteer standaard “no” indien er geen PDF-bestand wordt toegevoegd

Het verzoek is om daarom altijd “no” te selecteren (er is mij medegedeeld dat dit probleem in Converis versie 5 zal zijn verholpen).

LUCRIS / Converis Blog

tips van de cris-beheerder van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid

Category Archives: Faculteiten